Intégration à distance (remote onboarding): 5 conseils pour l’intégration virtuelle

by Sonja Dietz, on Apr 24, 2020 8:00:53 PM

Pour attirer les talents, la concurrence fait rage dans de nombreux domaines, malgré la situation actuelle. Dans certains secteurs, elle s’est même intensifiée et les employeurs sont heureux d’accueillir toute nouvelle personne venant leur prêter main forte. Mais comment intégrer un nouveau collaborateur alors qu’une grande partie du personnel travaille à domicile ? Grâce à l’intégration à distance! Voici quelques conseils pour la mettre en œuvre.

Certains profitent de la situation actuelle

Si les turbulences économiques actuelles frappent durement certains secteurs en Suisse, d’autres en profitent. Les boutiques en ligne, les prestataires de services informatiques, les services de livraison et les entreprises de transport (sauf les transports publics) ne ressentent pour l’heure aucunement les effets de la crise. Bien au contraire. Chaque nouveau collaborateur est plus que bienvenu pour aider à endiguer le flot de commandes.

Cependant, même dans ces domaines, la plupart des collaborateurs travaillent actuellement depuis chez eux. Cela signifie que les entreprises doivent trouver d’autres moyens d’intégrer les nouveaux employés à leur nouvelle place de travail. L’intégration à distance est à l’ordre du jour. En ayant la bonne approche, cela fonctionne facilement.

Intégration à distance – conseil n° 1 : Une bonne préparation est primordiale

S’agissant de l’intégration à distance, il faut d’abord veiller au bon fonctionnement de la technologie. Dès le premier jour, votre collaborateur doit pouvoir se connecter facilement au réseau de l’entreprise afin de pouvoir travailler et être opérationnel immédiatement. Assurez-vous donc que votre nouveau collègue reçoive le matériel dont il a besoin avant son premier jour dans l’entreprise.

  • Ordinateur portable
  • Souris
  • Clavier
  • Écran
  • Tablette
  • Smartphone d’entreprise

En outre, les logiciels nécessaires dont le nouveau collaborateur a besoin doivent tous être installés sur les appareils. Pour des raisons de sécurité, il est préférable de lui envoyer séparément les identifiants, les directives de sécurité informatique et les instructions pour l’installation du poste de travail.

Intégration à distance – conseil n° 2 : Tout est question de facteur humain

Même si un nouveau collaborateur peut se réjouir à l’idée de relever un nouveau défi professionnel, l’intégration en période de coronavirus apparaît simplement différente ou plus impersonnelle. Dans un premier temps, le collaborateur n’aura qu’un contact virtuel avec sa propre équipe. Par conséquent, tous les détails comptent afin que le facteur humain ne soit pas un problème pour l’intégration à distance.
Pour ce faire, il faut que tous les processus paraissent aussi logiques que possible. En temps normal, une attention particulière est généralement accordée aux nouveaux collaborateurs à l’occasion de leur premier jour au bureau. Par exemple un bouquet de fleurs en guise de bienvenue. Vous pouvez le faire livrer par un service de livraison de fleurs. Maintenez cette tradition. Et pourquoi pas plutôt un joli bloc-notes ou un set d’écriture aux couleurs de l’entreprise ? Cela donne également le sourire. Et c’est exactement le but recherché.

Quelle que soit votre décision, veillez à ce que les cadeaux parviennent bien au nouveau collaborateur le premier jour. Il sera agréablement surpris lorsque le facteur lui apportera un colis inattendu avec un message amical de l’équipe et/ou des membres de la Direction. Cela crée une proximité et des liens, même si vous ne pouvez pas travailler dans les mêmes locaux dès le début.

Intégration à distance – conseil n° 3 : Créez un portail d’intégration

Il faut continuer d’alimenter la motivation initiale. À cette fin, le collaborateur doit disposer d’un point de contact central pour communiquer avec ses collègues. La meilleure solution est de recourir à un outil de communication permettant également de stocker des documents d’intégration. Le manuel du collaborateur, un organigramme, du matériel de formation, un guide pour l’installation du propre lieu de travail (home office guide) et des modèles de marketing, par exemple. Le fait d’avoir tout au même endroit permettra aux employés de s’orienter plus facilement.

Certaines entreprises utilisent des outils de gestion de projet dans ce but. Toutefois, il existe également des applications de bureau sur mesure qui peuvent être installées sur le smartphone du collaborateur. Un tel outil permet de bien structurer l’intégration et la communication au sein de l’équipe.

Ces applications destinées au personnel peuvent être chargées avec une grande variété de contenus d’apprentissage qui sont utiles pour l’intégration à distance tels que les webinaires et les tutoriels par exemple. En outre, les collègues peuvent discuter, échanger des informations, s’entraider et partager leurs connaissances à deux ou en groupe. Les nouvelles découvertes et les mises à jour qui concernent tous les collaborateurs de l’entreprise sont partagées dans le fil d’actualités. Une fonction de commentaire permet de discuter des contenus et des idées.

Intégration à distance – conseil n° 4 : Vérification régulière des progrès

Pour garantir le bon déroulement du processus d’intégration, il est également important de fixer des objectifs à court, moyen et à long terme et de suivre les progrès réalisés. Il est recommandé d’organiser des vidéoconférences régulières à cet effet. Au cours de ces réunions, les projets, les priorités et les attentes sont discutés.

Pour garder le cap sur les objectifs et mesurer lui-même ses progrès, le collaborateur aura besoin de consignes claires, d’un cadre précis et d’une certaine marge de manœuvre. En effet, l’autonomie est un facteur de motivation qui permet à cette nouvelle personne de s’épanouir pleinement dans son activité. Ce point est primordial, notamment pour garder les jeunes talents qui ont besoin de mesurer le sens de leurs actions. L’investissement dans la fidélisation est plus intelligent que les coûts liés à un nouveau recrutement pour cause de mauvaise intégration.

D’autre part, le nouveau collaborateur aura besoin du soutien et des moyens nécessaires pour atteindre ses objectifs. Pour préserver son engagement, chaque humain a besoin d’indicateurs de performance pour savoir « où il en est maintenant » ! Un objectif représente le futur, un indicateur représente le présent ; comme pour les panneaux 10, 20, 30 km sur le chemin d’un marathon de 42 km.

Intégration à distance – conseil n° 5 : Mettez en place un programme de mentorat ou de parrainage

Last but not least: Assignez un parrain ou une marraine au nouveau collègue qui sera disponible comme personne de contact pendant la phase d’intégration. Il donne des conseils généraux en cas de problème, apporte son soutien matériel et empathique, et établit également des contacts avec d’autres personnes de l’entreprise – par exemple en se retrouvant pour un boire un café par écrans interposés.
Si le parrain se trouve actuellement au bureau, il peut même faire une visite virtuelle de l’entreprise et initier le nouveau membre de l’équipe à la culture d’entreprise. De cette façon, vous pouvez évoluer ensemble, même si vous ne travaillez pas au même endroit.

Quelles sont vos expériences dans la situation actuelle? Votre entreprise se prête-t-elle à l’intégration à distance?
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