Digitale Transformation

Definition: was ist die Digitalisierung (digitale Transformation)?

Die Digitalisierung, auch digitale Transformation oder digitale Revolution genannt - dieses Phänomen bezieht sich darauf, dass smarte Geräte in allen Lebensbereichen zunehmend miteinander vernetzt sind und Daten austauschen. In der Arbeitswelt zieht das eine Neuausrichtung vieler Unternehmens- und Arbeitsprozesse nach sich. Je mehr neue Technologien angeschafft werden, umso mehr verändert sich die Art und Weise, wie wir miteinander arbeiten. Die Digitalisierung ist also als Enabler neuer Prozesse zu verstehen.

Das betrifft zum Beispiel die Kommunikation in Unternehmen. Hier schafft sie eine neue Bandbreite an Möglichkeiten, wie Menschen Ideen, Wissen, Neuigkeiten, Berufliches oder Privates austauschen. Damit hält ein neuartiges Kommunikationsverhalten Einzug: Personen sind rund um die Uhr miteinander vernetzt. Sie können sich in Echtzeit Daten und Informationen austauschen. Entweder telefonisch, per Sprachnachricht, per E-Mail, Chat oder in sozialen Netzwerken.

Dabei passt sich der gewählte Kommunikationsstil jeweils der Umgebung an, in der sich ein User gerade befindet. Ist ein direkter Austausch per Telefonverbindung oder Videochat nicht möglich, kommt das Senden zeitversetzter Nachrichten in Betracht. Der Sender schickt seine Informationen ab, wenn es für ihn relevant ist. Der Empfänger widmet sich den erhaltenen Daten aber wiederum zu dem Zeitpunkt, an dem er die nötige Konzentration und Ruhe dafür hat. So fungiert der Mensch innerhalb der digitalen Transformation als Akteur, der die ihm zur Verfügung stehenden digitalen Mittel optimal in seinen Lebens- und Arbeitsalltag integriert.

Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die Unternehmen?

Im Unternehmensumfeld hat die digitale Transformation insbesondere im Bereich der Kommunikation Einfluss auf das Miteinander im Betrieb:

• Interne Kommunikation: Die interne Unternehmenskommunikation wird schon heute über digitale Wege gemanagt. Per Notebook, Tablet und Smartphone können Mitarbeiter sehr effizient und transparent auf dem Laufenden gehalten werden - unabhängig von Ort und Zeit. Nach wie vor werden Mitarbeiter aber auch mündlich über wichtige Veränderungen oder Neuigkeiten informiert - bei All-Hands-Meetings zum Beispiel. Aber was ist in diesen Fällen mit jenen, die zu dem betreffenden Zeitpunkt nicht vor Ort sein können? Zum Beispiel, weil sie krank sind oder der Termin für die Mitarbeiterversammlung ausserhalb ihrer Arbeitszeiten liegt?
  Sie fühlen sich oft übergangen, wenn sie keine Informationen erhalten. Das senkt die Motivation. Um dem vorzubeugen, könnten Unternehmen ihre internen Nachrichten noch stärker in einem einheitlichen Tool bündeln. Über eine App kann die Geschäftsleitung zum Beispiel Updates in einem Nachrichtenstream an alle schicken – ergänzend zum All-Hands-Meeting. So ist jeder immer auf dem neuesten Stand.

• Unternehmenskultur: Derartige Funktionen werden auch positive Auswirkungen auf die Unternehmenskultur haben. Zum Beispiel können Teamleiter ihren Teams regelmässiges Feedback übermitteln oder Kollegen können sich untereinander wertvolles Wissen weitergeben. Das stärkt den informellen Wissensfluss im Unternehmen enorm. Jeder Mitarbeiter verfügt mit einer App zur Unternehmenskommunikation über ein individuelles Dashboard, in dem alle für ihn relevanten Informationen in einer einheitlichen Anwendung zusammenlaufen. Der einzelne Arbeitnehmer muss nicht mehr lange danach suchen und fühlt sich somit immer bestens informiert. Das steigert die Bindung gegenüber dem Unternehmen.

• Berufliche Weiterbildung: Die Digitalisierung wird ausserdem einen positivsten Effekt auf das lebenslange Lernen in einem Unternehmen haben. Lernangebote sind künftig nicht nur schneller und ortsunabhängig verfügbar. Per App können sich Mitarbeiter neues Wissen immer dann verfügbar machen, wenn sie es gerade brauchen oder, wenn Sie die Bereitschaft dazu haben. So lässt sich Lernen perfekt in jede Situation und in die eigene Work Life Balance integrieren. Damit sind Unternehmen bestens für die Zukunft gewappnet, denn Wissen veraltet zunehmend schneller. Umso wichtiger ist es, Mitarbeitern ein Tool zur Verfügung zu stellen, mit dem sie jederzeit neuestes Know-how abrufen können. Dieses können sie dann direkt in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Chancen der Digitalisierung

Die digitale Transformation verbessert nicht nur die Kommunikation in Unternehmen in vielfacher Hinsicht und zahlt positiv auf die Unternehmens- und Lernkultur ein. Mehr noch: Wenn die Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens so richtig gelebt wird, führt das auf eine natürliche Weise zur Implementierung einer Lernkultur und eines kulturellen Wandels innerhalb der Organisation.

In Summe lassen sich die Vorteile der digitalen Transformation wie folgt zusammenfassen:

• Informationen sind permanent verfügbar: Über digitale Tools haben Arbeitnehmer rund um die Uhr Zugang zu relevanten Informationen. Auf dieser Basis können Entscheidungen zuverlässiger und schneller getroffen werden.
• Mobilität: Nutzer haben heute an jedem Ort Zugang zu Netzwerken, Produkten und Diensten. Das erleichtert das Arbeiten von unterwegs oder über Standorte hinweg. So kommen Projekte nicht zum Stillstand.
• Leistungsfähige Technologien: Technologien entwickeln sich rasant weiter und viele Tools, die vor ein paar Jahren noch in den Kinderschuhen steckten, sind diesen inzwischen entwachsen. Sie bringen zuverlässige und sehr passgenaue Funktionen für jeden Arbeitsbereich mit. Auch die Hardware, auf der diese laufen, wird immer zuverlässiger und schneller. Selbst grösste Mengen an Daten können heute binnen weniger Sekunden von A nach B geschickt werden. Das beschleunigt Geschäftsprozesse erheblich.
• Soziale Virtualisierung: Social Networks ermöglichen eine Kommunikation in Echtzeit auf verschiedenen Wegen. Im Nachrichtenstream, per Chat oder per Direktnachricht. Social Networking erobert nun auch das Berufsleben. Bekannte und akzeptierte Erfahrungen aus dem privaten Bereich stehen somit auch im Business-Umfeld bereit.

Wesentliche Vorteile der Sozialen Virtualisierung:

• Alle Mitarbeiter können auf diese Weise jederzeit über aktuelle Geschehnisse informiert werden und Feedback erhalten.
• Das stärkt die Bindung der Arbeitnehmer, weil sie sich einbezogen fühlen und zahlt somit direkt auf die eigene Employer Brand ein.
• Ausserdem können Lerninhalte über ein Social Corporate Network schnell und zuverlässig geteilt werden.
• Das fördert die Lernkultur in einem Unternehmen, stärkt das Mitarbeiterengagement und ermöglicht zielgerichtetes Upskilling und Reskilling.

Gefahren der Digitalisierung

Die digitale Transformation hat auch ihre Schattenseiten. Wo viele Daten transferiert werden, sind auch Hackerangriffe nicht weit. Cyberkriminelle haben es auf geschäftskritische Daten abgesehen, mit denen sie Unternehmen schaden können. Etwa, indem sie pikante Interna ausspähen und diese damit erpressen, diese an die Öffentlichkeit zu bringen. In anderen Fällen werden Zugänge zu unternehmenskritischen Anwendungen ausgespäht, gesperrt und nur gegen immens Lösegeldzahlungen wieder entsperrt.

Umso wichtiger ist es, alle Einfallstore für Datenkriminalität auszuloten und zu schliessen. Doch nicht alle Betriebe sind sich bestehenden Schwachstellen in ihrer Sicherheitsinfrastruktur bewusst. Zum Beispiel schätzen Mitarbeiter die modernen Möglichkeiten der Kommunikation. Sie haben sich durch die Nutzung von Facebook und WhatsApp im privaten Umfeld so sehr daran gewöhnt, dass sie von den Vorteilen auch im beruflichen Umfeld profitieren wollen.

Mangels der passenden Kommunikations-Apps für das betriebliche Umfeld behelfen sie sich allerdings häufig mit der eigenen Hard- und Software. Statt auf eine sichere Unternehmens-App greifen sie also auf WhatsApp und Co zurück, um dennoch in Echtzeit kommunizieren zu können. Das birgt erhebliche Risiken.

• Beschäftigte, die täglich mit sensiblen oder vertraulichen Informationen umgehen, riskieren Datenschutzverletzungen.
• WhatsApp und Co. sind nicht konform mit den gesetzlichen Vorgaben im beruflichen Kontext. Personenbezogene Daten können leicht ausgespäht werden.
• Private Messenger-Dienste sind problematisch, weil sie Nachrichten an Kontakte senden, die auf der Festplatte des Handys gespeichert sind.
• Ändert ein Kontakt seine Nummer, ohne den Absender zu informieren, können hochsensible Daten versehentlich an den falschen Empfänger gesandt werden, sobald die Nummer neu vergeben wird.
• Werden kritische Fotos übermittelt, von Verträgen etwa, ist das Risiko gegeben, dass diese automatisch in der persönlichen Cloud-Umgebung des Empfängers gespeichert werden.
• WhatsApp verfügt über eine entsprechende Voreinstellung und nicht jeder deaktiviert sie.
• Auf diese Daten haben dann möglicherweise unberechtigte Dritte aus dem privaten Umfeld des Empfängers Zugriff.
• Das ist ein klarer Verstoss gegen die Datenschutzgrundverordnung. 

Dieses Beispiel zeigt sehr anschaulich, dass die Vorteile, die die digitale Transformation mit sich bringt, nur mit den richtigen Tools ausgeschöpft werden können. Ansonsten verkehren sie sich schnell in ihr Gegenteil.

Schlusswort

Die Digitalisierung eröffnet viele Chancen, birgt aber auch Risiken. Umso wichtiger ist es, dass sie als Bestandteil der Unternehmensstrategie betrachtet wird und nicht nebenbei betrieben wird. Klassisch läuft sie in drei Phasen ab.

• Phase eins: Entwickeln eines digitalen Verständnisses. In diesem Rahmen eruieren Unternehmen neue Möglichkeiten, um die eigenen Geschäftsprozesse digital unterstützen zu können. Hierbei erfolgt die Auswahl digitaler Tools unter Beachtung verschiedener IT-Sicherheitskriterien und des Datenschutzes.
• Phase zwei: Nach der Implementierung einer Technologie erfolgt die Schulung der Mitarbeiter. Danach kann sie flächendeckend genutzt werden. Die Mitarbeiterschulung sollte auch Aspekte der IT-Sicherheit und des Datenschutzes beinhalten.
• Phase drei: Die dritte Phase entspricht der eigentlichen digitalen Transformation. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass die neue Technologie die vorherige verdrängt. 

Die Digitalisierung macht vor keinem Bereich halt. Sie erfasst sämtliche Branchen und durchdringt alle Bereiche eines Unternehmens. Seit der Entwicklung des Smartphones ist ein neues digitales Mosaiksteinchen dazu gekommen: Die Mobilität. Sie ist aus keinem Anwendungsbereich mehr wegzudenken.

Ein sehr aktuelles Beispiel ist mobile Learning – Mitarbeiter sind heute mehr denn je unterwegs. Umso entspannter ist es, wenn sie sich in Phasen des Leerlaufs der eigenen Weiterbildung widmen können. Die wird immer wichtiger, weil Wissen im Digitalzeitalter immer schneller veraltet. Das funktioniert aber nur, wenn die Bildungseinheiten immer in einer Mitarbeiter-App auf dem Smartphone verfügbar sind.