Remote Onboarding: 5 Tipps für das virtuelle Onboarding

Der Wettbewerb um Talente tobt in vielen Bereichen, trotz der aktuellen Situation. In manchen Sektoren hat er sich sogar verschärft und Arbeitgeber sind froh über jede zusätzliche helfende Hand. Aber wie soll ein neuer Mitarbeiter eingeführt werden, wenn ein Grossteil der Belegschaft im Home-Office arbeitet? Per Remote Onboarding! Wir geben Tipps zur Umsetzung.

Es gibt Profiteure von der aktuellen Situation

Während die aktuellen wirtschaftlichen Schwankungen manche Bereiche in der Schweiz hart treffen, profitieren andere. Bei Online-Shops, IT-Dienstleistern, Lieferdiensten und Transportunternehmen ist derzeit nichts von einer Krise zu spüren. Im Gegenteil. Hier ist jeder neue Mitarbeiter mehr als willkommen, um die Auftragsflut zu stemmen.

Allerdings sitzen auch in diesen Bereichen derzeit die meisten Mitarbeiter im Home-Office. Das bedeutet: Unternehmen müssen andere Wege gehen, um neue Arbeitnehmer in ihren Job einzuführen. Remote Onboarding lautet das Gebot der Stunde. Mit der richtigen Vorgehensweise klappt das reibungslos.

Remote Onboarding Tipp eins: Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete

Beim Remote Onboarding ist es vor allem wichtig, dass die Technik funktioniert: Ihr
Mitarbeiter ist ab Tag eins darauf angewiesen, dass er sich problemlos in das Firmennetzwerk einwählen kann, um direkt arbeits- und einsatzfähig zu sein. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Ihr neuer Kollege noch vor seinem ersten Tag im
Unternehmen die Hardware erhält, die er für seinen Job braucht:

• Laptop
• Maus
• Tastatur
• Monitor
• Tablet
• Firmensmartphone

Auf den Geräten sollte ausserdem die erforderliche Software, die der neue Mitarbeiter braucht, komplett installiert sein. Anmeldedaten, Richtlinien für die Computersicherheit sowie Anweisungen für die Einrichtung des Arbeitsplatzes schicken Sie ihm aus Sicherheitsgründen am besten getrennt zu.

Remote Onboarding Tipp zwei: Auf den Human Factor kommt’s an

So sehr sich ein neuer Mitarbeiter auch über seine neue berufliche Herausforderung freuen dürfte – Onboarding in Corona-Zeiten fühlt sich einfach anders bzw. unpersönlicher an. Der Mitarbeiter wird in der ersten Zeit nur auf virtuellem Weg Kontakt zum eigenen Team haben. Daher kommt es jetzt auf jede Kleinigkeit an, damit es beim Remote Onboarding nicht am Human Factor hapert.
Lassen Sie dazu alle Abläufe so normal wie möglich wirken. Die übliche Praxis bei der Einarbeitung ist es, neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag im Büro ein paar
Aufmerksamkeiten zu schenken. Einen Blumenstrauss als Willkommensgruss zum Beispiel. Sie können diesen ja über einen Blumen-Lieferservice überbringen lassen. Behalten Sie solche Tradition bei. Oder wie wäre es stattdessen mit einem netten Notizblock oder Schreibset im Corporate Design? Auch das zaubert ein Lächeln aufs Gesicht. Und genau darum geht es.

Egal, wofür Sie sich entscheiden – stellen Sie sicher, dass die Goodies den neuen Mitarbeiter am ersten Tag zuverlässig erreichen. Er wird staunen, wenn ihm der Postbote ein unerwartetes Paket vorbeibringt – mitsamt einer freundlichen Nachricht des Teams und/oder des CEO. So entsteht Nähe und Bindung, auch wenn man erstmal nicht direkt zusammenarbeiten kann.

Remote Onboarding Tipp drei: Erstellen Sie ein Onboarding-Portal

Die daraus entstehende Motivation gilt es weiter zu befeuern. Dazu sollte der Mitarbeiter eine zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation mit seinen Kollegen haben. Am besten eignet sich ein Kommunikationstool, in dem auch Onboarding-Unterlagen hinterlegt werden können. Das Mitarbeiterhandbuch, ein Organigramm, Schulungsmaterialien, ein Leitfaden für die Einrichtung des eigenen Arbeitsplatzes und Marketingvorlagen zum Beispiel. Alles an einer zentralen Stelle vorzufinden, wird es dem Mitarbeiter einfacher machen, sich zurechtzufinden.

Einige Unternehmen nutzen Projektmanagementtools für diesen Zweck. Es gibt aber auch massgeschneiderte Desktopanwendungen, die überdies als App auf dem
Mitarbeitersmartphone installiert werden können. Mit einem solchen Tool lässt sich das Onboarding und die Kommunikation im Team gut strukturieren.

Derartige Mitarbeiter-Apps können mit den verschiedensten Lern-Inhalten bespielt werden, die für das Remote Onboarding sinnvoll sind: Webinare und Tutorials zum Beispiel. Überdies können Kollegen zu zweit oder in Gruppen miteinander chatten, sich austauschen, einander ,helfen und Wissen teilen. Und in einem Newsfeed werden neue Erkenntnisse und Updates, die alle Mitarbeiter im Unternehmen betreffen, geteilt. Eine Kommentarfunktion erlaubt es, Inhalte und Ideen gemeinsam zu diskutieren.

Remote Onboarding Tipp vier: Regelmäßige Überprüfung der Fortschritte

Damit die Einarbeitung reibungslos funktioniert, ist es ausserdem wichtig, kurz- und
langfristige Ziele festzulegen und die Fortschritte zu überprüfen. Hierzu empfehlen sich regelmässige Videokonferenzen. Bei diesen werden Projekte, Prioritäten und Erwartungen besprochen.

Remote Onboarding Tipp fünf: Etablieren Sie ein Mentoren- oder Buddy-Programm

Last but not least: Weisen Sie dem neuen Kollegen einen Buddy zu, der ihm während der Onboarding-Phase als Ansprechpartner zur Verfügung steht. Er hilft bei Problemen mit allgemeinen Ratschlägen weiter und stellt auch den Kontakt zu anderen Personen im Unternehmen her – zum Beispiel über ein virtuelles Kaffeetrinken.
Falls der Buddy aktuell im Büro sitzt, kann er sogar eine virtuelle Unternehmensführung machen und dem neuen Teammitglied den Unternehmensspirit näherbringen. So wächst man zusammen, auch wenn man nicht am gleichen Ort arbeitet.

Welche Erfahrungen machen Sie in der derzeitigen Situation? Sind Sie für Remote Onboarding gut aufgestellt?