Interne Kommunikation: Mitarbeiter-Apps auf der Überholspur

Seit ein paar Jahren sind WhatsApp und Co. nicht mehr aus der privaten Kommunikation wegzudenken. Auch im beruflichen Umfeld bietet Instant Messaging so manchen Vorteil. Daher wollen Unternehmen in der internen Kommunikation vermehrt Mitarbeiter-Apps einsetzen, die über ähnliche Funktionen verfügen wie frei verfügbare Messenger. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie.

Mitarbeiter-Apps: Instrument zur Mitarbeiterbindung 

Die interne Kommunikation in Unternehmen wandelt sich: Sie wird digitaler. Zum Beispiel bieten Mitarbeiter-Apps hervorragende Möglichkeiten, alle oder bestimmte Kollegen über Newsfeed oder Chat-Gruppen punktgenau über News zu informieren. Über eine Business-App kann das einzelne Teammitglied wichtige Informationen mobil lesen, ansehen, anhören und kommentieren – wann immer es will. 

Gerade in heterogenen Umfeldern wie der Hotellerie und dem medizinischen Sektor, in denen im Schichtdienst gearbeitet wird und Mitarbeiter nicht immer über einen festen PC-Arbeitsplatz verfügen, lassen sich wichtige Nachrichten per Instant Messaging optimal in Echtzeit teilen. So kann der einzelne Mitarbeiter die Nachrichten dann lesen, wenn es ihm gerade passt, fühlt sich aber gleichzeitig immer perfekt eingebunden. Einen besseren Service gibt es nicht.

Mitarbeiter-Apps: Einfluss auf die Employer Brand

Abgesehen davon beweisen Arbeitgeber, die eine App zur internen Kommunikation nutzen, dass sie in technischer Hinsicht auf up-to-date sind. Denn der Austausch über einen Instant Messenger ist im privaten Bereich längst in allen Altersstufen angekommen und User schätzen die Vorzüge, die ihnen Chatgruppen, private Chats und Newsstreams bieten. Entsprechend antiquiert wirken Unternehmen, wenn sie sich diesem etablierten Kommunikationsverhalten verwehren. Insofern hat der Einsatz eines Instant Messengers unweigerlich einen Einfluss auf die Arbeitgebermarke. 

„Nur wenn die interne Kommunikation modernes Mediennutzungsverhalten abbildet und mit ihren Inhalten dort präsent ist, wo sie ihre Bezugsgruppen erreichen kann, wird sie eine Chance im Wettbewerb um deren Aufmerksamkeit haben“, heißt es dazu im Trendmonitor interne Kommunikation 2019. Soweit, so gut. Doch wie weit haben sich Unternehmen in ihrer internen Kommunikation dem digitalen Zeitalter angenähert? Dieser Frage ist die deutsche Studie der School for Communication and Management in der besagten Studie nachgegangen.

Mitarbeiter-Apps: Immer mehr Arbeitgeber setzen darauf

Die Ergebnisse zeigen: Unternehmen haben die Zeichen der Zeit erkannt. Bei der Auswahl interner Kommunikationskanäle liegen mobile Lösungen wie Mitarbeiter-Apps voll im Trend. Zum Einsatz kommen sie zwar nur in 21,2 Prozent der Fälle. Aber 83,8 Prozent der Befragten schätzen die Bedeutung von Mitarbeiter-Apps als wichtig oder eher wichtig ein und 36,2 Prozent planen derzeit eine mobile App einzusetzen oder arbeiten bereits an der Implementierung einer App, die explizit für den Business-Gebrauch gedacht ist.

Aber Moment mal! Warum eigentlich der ganze Aufwand? Warum nicht Messenger wie WhatsApp nutzen? Der Grund: Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind gängige Apps für die Nutzung im Unternehmensumfeld mehr als problematisch. So liest WhatsApp, das der amerikanischen Konzernmutter Facebook angehört, beispielsweise die Adressbücher der Mitarbeiter inklusive E-Mail-Kontakten und Telefonnummern von Kollegen, Kunden oder Partnern aus und gibt diese Daten unter Umständen sogar an Partnerunternehmen weiter.

WhatsApp: Auf keinen Fall in Firmen nutzen

Was nach amerikanischem Recht, dem WhatsApp als US-Unternehmen ja unterliegt, völlig legal ist, ist aus europäischer Sicht ein Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier dürfen Unternehmen Daten nur mit expliziter Einwilligung von Kunden und Geschäftskontakten untereinander austauschen. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern erlauben, WhatsApp für den beruflichen Austausch zu nutzen, machen sich somit also von vornherein strafbar, wenn keine Einwilligung vorliegt. 

Nichtsdestotrotz ist die Nutzung von WhatsApp im beruflichen Umfeld weit verbreitet, wie eine Umfrage der Brabbler AG ergab. 41 Prozent der Befragten gaben an, ihre privaten Kommunikations-Apps regelmäßig auch in der Arbeit zu verwenden. Das mit Abstand meist genannte Tool: Der Messenger WhatsApp. 

Doch auch wenn der Wunsch der Mitarbeiter nachvollziehbar ist, in Echtzeit unkompliziert Daten, Informationen und Bilder auszutauschen – das geht nur rechtskonform mit einer explizit geeigneten Mitarbeiter-App. Hier sollten Arbeitgeber reagieren und ihren Mitarbeitern die entsprechenden Tools zur Verfügung stellen. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass Mitarbeiter in Ausnahmefällen doch auf WhatsApp ausweichen. 

Und bereits eine einmalige Nutzung kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aufsichtsbehörden können bei Verstößen gegen die DSGVO hohe Geldstrafen verhängen. Diese reichen bis zu einer Obergrenze von 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens, je nachdem welcher Wert höher ist.

Dezidierte Benutzer- und Rechtekonzepte

Mitarbeiter-Apps bieten dagegen größtmögliche Sicherheit vor Datenschutzverstößen, weil die Daten sicher und datenschutzkonform an zentraler Stelle innerhalb der EU gehostet werden und somit der DSGVO unterliegen. Dank entsprechender Vorkehrungen werden über die Business-Apps keine Daten ausgelesen oder unerlaubt mit anderen Firmen geteilt. 

Ein weiterer Vorteil: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, kann dessen Zugang zu der Kommunikations-App gesperrt werden und er erhält keine internen Informationen mehr, für die er nicht autorisiert ist. Auch das wäre über WhatsApp nicht zu bewerkstelligen.

Eine interne Kommunikation via Mitarbeiter-App erfüllt aber nicht nur datenschutzrechtlich alle Anforderungen, die ein moderner Betrieb an eine gelingende interne Kommunikation stellt.

Mitarbeiter-Apps: Die Funktionen

Sie verfügt auch über Funktionen, die Mitarbeiter happy machen: 

• News-Feed für die schnelle Kommunikation mit allen

In einem News-Feed, wie ihn viele Anwender von Facebook kennen, erreichen Arbeitgeber alle Mitarbeiter zielgruppengerecht, zeit- und ortsunabhängig auf einmal. Auch Teilzeitbeschäftigte und Mitarbeiter im Schichtbetrieb. Zusätzlich ermöglicht eine Kommentarfunktion die Bottom-up Kommunikation, also: Von den Mitarbeitern zum Management.

• Dialog für den direkten Austausch zwischen zwei Mitarbeitern

Relevante Themen können in Echtzeit zwischen zwei Mitarbeitern in einer geschützten Privatnachricht diskutiert werden. Das bietet größtmögliche Flexibilität in der Kommunikation.

• Chat für dem sicheren Austausch in Gruppen

In sicheren virtuellen Räumen können sich mehrere Mitarbeiter oder ganze Teams im Chat austauschen. Der Teilnehmerkreis kann von vornherein so gewählt werden, dass er einerseits niemanden außen vorlässt und andererseits nur Mitarbeiter einbindet, die für den Erhalt bestimmter Daten autorisiert sind. 

• Funktionen zum internen Lernen

Eine Mitarbeiter-App kann mit den verschiedensten Inhalten bespielt werden. Etwa mit einem Quiz, internen Kursen, Mobile- und Blended Learning, mit dem sich die Mitarbeitenden auf unterhaltsame Art neues Wissen aneignen können. 

Wie heißt es so schön? App gut, alles gut!